En waarom je beter kunt werken met rollen in de business bestaat niet
De business bestaat niet is een belangrijk thema in de dagelijkse praktijk. Als functioneel beheerder krijg je het constant te horen: “Dit wil de business niet” of “We moeten eerst overleggen met de business”. Maar wie is die mysterieuze “business” eigenlijk? Is dat de afdelingsmanager? De eindgebruiker die dagelijks in het systeem werkt? De beleidsadviseur die zijn rapportages nodig heeft? Ik zeg het maar direct: die “business” bestaat helemaal niet. Het is een containerbegrip dat meer verhult dan het verklaart. En als je serieus werk wilt maken van effectieve informatievoorziening, kun je beter ophouden met die term. Waarom “de business” nergens op slaat Ik snap waarom we die term gebruiken. Het klinkt logisch, overzichtelijk.
Maar in werkelijkheid zitten er achter “de business” gewoon collega’s (mensen!) met verschillende belangen, verschillende verantwoordelijkheden en verschillende wensen. En die lopen lang niet altijd synchroon. Neem nou een simpele vraag als: “Wat wil de business met dit nieuwe rapport?” Dan krijg je antwoorden als: De manager: “Ik wil budgetcontrole” De eindgebruiker: “Ik wil dat het snel gaat” De beleidsadviseur: “Ik wil alle details kunnen inzien” De security officer: “Ik wil dat het veilig is” Vier verschillende mensen, vier verschillende wensen. Dit raakt direct aan de business bestaat niet. Als je die allemaal op één hoop veegt onder “de business”, doe je jezelf én die mensen tekort.
Werk met rollen, niet met afdelingen Mijn pleidooit is simpel: werk met rollen, niet met vage begrippen. Rollen maken zichtbaar wie wat wil – en belangrijker nog – waarom ze dat willen. Denk bijvoorbeeld aan deze rollen: Gebruiker: voert taken uit, wil efficiency Informatie-eigenaar: bepaalt wat er met data gebeurt Proceseigenaar: bewaakt de samenhang Teamleider: stuurt op prestaties en bezetting Toezichthouder: let op risico’s en compliance Als je het gesprek voert op dit niveau, zie je ineens waar de werkelijke spanningen zitten. En dat is goud waard. Conflicten zijn geen probleem, als je ze ziet Informatievoorziening is zelden neutraal. Een extra autorisatiestap verhoogt de informatiebeveiliging, maar vertraagt het proces.
Een nieuwe rapportage geeft inzicht, maar kost tijd om op te zetten. Dat zijn normale spanningen. Het probleem ontstaat als je die spanningen wegstopt onder “de business is het er niet mee eens”. Dan krijg je vage discussies zonder oplossingen. Maar als je vraagt: “Vanuit welke rol bekijk je dit?” en “Wat betekent deze wijziging voor jouw verantwoordelijkheid?”, dan krijg je constructieve gesprekken. Dan verdwijnt dat nutteloze “ja maar de business wil het niet” en krijg je concrete punten waar je iets mee kunt.
Jij bent de rolduider
ls functioneel beheerder ben je bij uitstek degene die deze rollen herkent en benoemt. Want je hebt er elke dag mee te makenJij ziet wie wat nodig heeft en waarom.
Dat betekent dat je:
et gesprek begeleidt over verschillende perspectieven Zichtbaar maakt waar belangen botsen of elkaar versterken Zorgt dat alle stemmen beter gehoord worden Dat is geen “brugfunctie” zoals ze vaak zeggen. Het is een duidingsfunctie. Je verbindt mensen door hun perspectieven te structureren. Schrap “de business” uit je vocabulaire Dus hier is mijn advies: stop er gewoon mee.
Elke keer dat je “de business” wilt zeggen, dwing jezelf om concreter te zijn: Zeg niet: “De business wil dit niet” Zeg wel: “De proceseigenaar ziet hier risico’s in” Zeg niet: “We moeten dit afstemmen met de business” Zeg wel: “We moeten dit voorleggen aan de informatie-eigenaar en de hoofdgebruikers die weerstand bieden” Het klinkt misschien omslachtiger, maar het is veel helderder. En helderheid is precies wat we nodig hebben in ons vak. Het maakt je werk makkelijker Geloof me, als je eenmaal gewend bent om in rollen te denken, wordt je werk een stuk eenvoudiger. Je weet met wie je moet praten, wat hun belangen zijn, en hoe je verschillende wensen tegen elkaar kunt afwegen. En nog belangrijker: je krijgt respect.
Want mensen voelen zich serieus genomen als je hun specifieke rol en verantwoordelijkheden begrijpt, in plaats van ze weg te zetten als “de business”. Probeer het maar eens. Een week lang geen “business” meer zeggen. Ik durf te wedden dat je gesprekken ineens een stuk scherper worden.
Wil je je verder ontwikkelen in functioneel beheer? Bekijk het handboek voor de functioneel beheerder op vfb.nl.