In het begin van de jaren 2000 werkte ik als applicatiebeheerder bij een van de grote banken in Nederland. Onze verantwoordelijkheid was het beheren van de applicaties die het elektronische betalingsverkeer van deze bank verzorgden. Dit was een 24/7-omgeving waarin zowel de beheerders als het management altijd klaar stonden voor het geval er een incident zou optreden.
Om de communicatie tussen beheerders en managers te vergemakkelijken, hebben we de applicatie A4 ontwikkeld. Deze tool gaf het management direct inzicht in de impact van incidenten en stelde hen in staat om snellere en betere beslissingen te nemen. Voor elke applicatie maakten we een A4-document dat we in standby-tassen bewaarden. Het was onderdeel van onze procedures om bij elke wijziging te controleren of de A4 nog up-to-date was.
Het klinkt wellicht ouderwets, een fysiek document in je tas, terwijl dezelfde informatie op een netwerkschijf staat. Echter, deze aanpak bleek van onschatbare waarde.
Onze IT-partner had de gewoonte om regelmatig de noodstroomvoorziening te testen. Deze tests verliepen doorgaans probleemloos, maar op een noodlottige dag ging het anders. Het gebeurde tijdens een test op een dinsdagochtend om 09:00 uur, waarbij de normale stroom werd uitgeschakeld en de noodstroomgenerator werd geactiveerd. En dat ging niet goed met als gevolg een total-black out. Alles viel uit, behalve de noodverlichting, die als een baken diende in de duisternis.
Toen het tijd was om alles weer op te starten, werden we geconfronteerd met een uitdaging. We wisten niet precies in welke volgorde het applicatielandschap moest worden opgestart. We waren afhankelijk van de impliciete kennis van de aanwezigen, wat een riskante situatie was, want zelfs ervaren mensen kunnen zaken vergeten of over het hoofd zien.
Dit incident leidde tot de herintroductie van de applicatie A4. De functioneel beheerders maakten en bewaarden een A4-document voor elke applicatie, en deze werden veilig opgeborgen in de kluis van de directie, ‘just in case.