Toekomstbestendige informatieorganisatie is een belangrijk thema. Technologische ontwikkelingen die elkaar in hoog tempo opvolgen, dreigingen op het gebied van security en privacy en een krappe arbeidsmarkt waardoor het steeds lastiger wordt om de juiste medewerkers te vinden. Hoe ben je dit soort uitdagingen de baas zodat je jouw I&A-organisatie klaarstoomt voor de toekomst?
Een toekomstbestendig. Het 9-vlaksmodel van Rik Maes biedt hiervoor een waardevol referentiekader. Toekomstbestendige I&A-organisatie
Een toekomstbestendige I&A-organisatie (Informatisering & Automatisering) is een organisatie die goed heeft nagedacht over wat er in de toekomst op haar afkomt en wat ervoor nodig is om hier goed op in te spelen. Dit is natuurlijk van toepassing op iedere afdeling, iedere afdeling moet én wil toekomstbestendig zijn. Er wordt echter op veel afdelingen vaak naar de de waan van de dag geleefd en er wordt niet gestructureerd nagedacht welke ontwikkelingen er spelen en welke impact die hebben. Vaak wordt vergeten om stil te staan bij en na te denken over de toekomst zodat de organisatie zich hierop kan voorbereiden. Daarbij verandert er de laatste jaren zoveel op technologisch gebied, dat sommige I&A-organisaties een inhaalslag moeten maken.
De adviesrol wordt steeds belangrijker
Doordat de technologische ontwikkelingen én mogelijkheden in sneltreinvaart op ons afkomen, is het voor de business moeilijk dit bij te houden. En dat is juist heel belangrijk. Er is immers geen proces meer te bedenken waarin IT geen rol speelt. Daardoor heeft iedereen te maken met I&A. Dit betekent bijvoorbeeld dat managers in alle geledingen van de organisatie moeten nadenken over wat IT voor ze kan betekenen en welke digitale ambitie hun afdeling of proces heeft. De I&A-organisatie loopt ook door de hele organisatie – opdrachtgevers komen vaak uit de business, besluiten worden genomen met en door MT-leden en de kerngebruikers zijn de oren en ogen van de functioneel beheerders.
Daarom verwacht de business steeds vaker een adviserende rol van de I&A-afdeling in plaats van alleen een uitvoerende. Ze willen advies welke mogelijkheden er zijn voor een proces of vakgebied, hebben hulp nodig bij het inzetten van nieuwe functionaliteiten en verwachten vaak ondersteuning bij het digitaal vaardig krijgen en houden van collega’s. Daarnaast kan een toekomstbestendige I&A-organisatie beter inspelen op andere dreigingen. Denk bijvoorbeeld aan de risico’s die snelle technologische ontwikkelingen met zich meebrengen – zoals informatiebeveiliging – of de krapte op de arbeidsmarkt waardoor het steeds moeilijker wordt de juiste kennis en vaardigheden binnen de organisatie te vervullen.
De transitie naar een toekomstbestendige I&A-organisatie
Hoe groot de transitie is naar een toekomstbestendige I&A-organisatie hangt af van de huidige status van de organisatie. In het algemeen gaan veranderingen razendsnel en moeten sommige I&A-organisaties een achterstand inlopen. In Lean-termen spreken we vaak van ‘running the business’ en ‘changing the business’. Door de drukte en de waan van de dag besteden we veel aandacht aan ‘running’ maar slechts weinig aan ‘changing’. Vooral het ruimte maken en inrichten van de (advies)processen rondom ‘changing the business’ – oftewel het bijdragen aan verbeteren verandertrajecten – is vaak een lastige stap voor I&A-organisaties. Om deze omslag te maken adviseren wij dit niet met een grote ‘big bang’ te doen. Maak er geen groot project van, maar groei hier juist stap voor stap naartoe. Door iedere keer kleine stapjes te zetten richting de toekomst, ontdek je wat wel en wat niet werkt. Waar meer of minder capaciteit naartoe moet. Maar als je het uiteindelijke doel niet voor ogen hebt, is het moeilijk om de juiste stappen te nemen.
“De business verwacht steeds vaker een adviserende rol in plaats van een uitvoerende.”
Hoe ziet een eerste stap er dan uit?
Bepaal eerst samen met de business wat toekomstbestendig voor jouw organisatie betekent. Vraag wat zij nodig hebben van de I&A-organisatie. Dat kun je bijvoorbeeld doen door middel van een interne klantarena . Dit is een manier om feedback op te halen over hoe jouw (interne) klanten de dienstverlening ervaren, hoe je ze kunt verrassen en wat er nodig is om ze tevreden te houden. Ga daarna na hoe de toekomst er voor jouw I&A-organisatie uitziet, wat je wilt behouden of versterken, op welke punten je wilt verbeteren en wat je zelf wilt doen of uitbesteden. Door hierover na te denken, kun je werken aan je toekomstbeeld.
De toekomst van de I&A-organisatie en de toename van SaaS
Hoe maak je een I&A-afdeling toekomstbestendig in een wereld waarin SaaS steeds meer de norm wordt? Door hierop in te spelen natuurlijk. Dat betekent vaak minder technisch beheer en meer regie richting de leverancier. Ook kun je een adviserende rol aannemen tegenover de business, waar de business overigens vaak al om vraagt. Als er veel nieuwe functionaliteiten bijkomen, is het belangrijk om gebruikers goed te begeleiden en te coachen. Ook moet de I&A-afdeling in staat zijn de juiste privacyen securityvragen te stellen aan leveranciers om risico’s te beheersen. Want hoewel je bij SaaS uitbesteedt, blijft de eindverantwoordelijkheid binnen de I&A-organisatie liggen.
Wat vraagt een toekomstbestendige
I&A-organisatie van medewerkers?
Waar I&A-medewerkers voorheen gericht waren op het uitvoerende, het inhoudelijke en het technische, wordt er nu verwacht dat ze kunnen verbinden en advies kunnen geven. De business verwacht dat I&A-medewerkers weten hoe processen met elkaar samenhangen. Dat ze procesgericht en over applicaties heen proactief kunnen meedenken over verbeteringen en innovatie. Dit zorgt ervoor dat het DNA van de I&A-afdeling langzaam verandert en dat de rol van de functioneel beheerder steeds belangrijker wordt.
“Minder technisch beheer en meer regie richting de leverancier.”
Een paar laatste tips voor de I&A-organisatie
Denk goed na over wat er op je afkomt. Waar ben je nog niet klaar voor en wat moet je verbeteren? Ga hiermee aan de slag, maar niet alleen – betrek de business en collega’s. Kijk daarbij ook welke competenties je al wél in huis hebt en waar de huidige I&A-medewerkers warm van worden. Help hen om zich klaar te maken voor de toekomst. En als je duidelijk hebt wat er moet gebeuren, maak dan niet één groot masterplan, maar pak het stap voor stap aan en maak hierbij keuzes mét de afdeling en mét de business.
Wil je als leidinggevende richting geven aan een toekomstbestendige I&A-organisatie? Bekijk de Masterclass Functioneel Beheer voor Leidinggevenden.