De functioneel beheerder is dé adviseur op operationeel niveau als het gaat om de informatievoorziening binnen een organisatie. Hij of zij heeft de kennis, kunde en ervaring die nodig is om veranderingen in de informatievoorziening te realiseren. De functioneel beheerder zorgt ervoor dat de informatievoorziening zo effectief en efficiënt mogelijk wordt gebruikt. Effectiviteit komt vóór efficiëntie: het heeft geen zin om dingen te versnellen of te verbeteren die niet op de juiste manier worden toegepast. Dit geldt overal, niet alleen op het werk. In de sport bijvoorbeeld moet je door oefening eerst een techniek goed onder de knie krijgen vóór je gaat proberen die techniek sneller uit te voeren. Zo is het ook met functioneel beheer: eerst moet je de basis goed begrijpen en toepassen (effectief), pas daarna kun je werkelijk verbeteren en versnellen (efficiënt).
In grote lijnen onderscheiden we drie aandachtsgebieden of thema’s binnen functioneel beheer: ondersteunen, regisseren en verbeteren. Elk thema vertegenwoordigt een specifieke rol binnen het functioneel beheer. Laten we deze thema’s en de bijbehorende rollen nader bekijken.
Ondersteuner
De ondersteuner is een functioneel beheerder die het heerlijk vindt om elke dag van hot naar her te vliegen en overal problemen op te lossen en vragen te beantwoorden. Een soort vliegende kiep. Zijn uitgebreide kennis van de applicaties komt daarbij goed van pas. De ondersteuner vindt het wel lastig om ‘nee’ te zeggen tegen gebruikers die bij hem aankloppen. Ook het prioriteren van zijn eigen activiteiten valt hem soms zwaar (“Ik heb zo weinig tijd…”). Hij wordt geleefd door de waan van de dag en weet ’s ochtends eigenlijk nooit hoe de dag zal verlopen. Hij staat dichtbij de gebruikers en weet precies waaraan zij behoefte hebben. De gebruikers zijn erg te spreken over hem, vooral vanwege zijn dienstbare instelling.
Regisseur
De regisseur is als functioneel beheerder erg secuur, haast perfectionistisch. Ze vindt het heerlijk om lekker te knutselen aan een managementrapport totdat het perfect is en de verwachtingen van haar manager overtreft. an haar eigen werk prima plannen en weet ’s ochtends redelijk goed wat ze die dag gaat doen. Ze is minder goed bestand tegen onverwachte calamiteiten die haar dagelijkse routine verstoren. De gebruikers zien deze collega relatief weinig op de werkvloer, maar waarderen haar scherpe en kritische blik.
Verbeteraar
De verbeteraar is een functioneel beheerder met jarenlange ervaring, die intussen weet hoe de hazen binnen de organisatie lopen. Hij weet heel goed wie hij wanneer moet aanspreken om zaken voor elkaar te krijgen. Je zou hem zelfs een politiek dier kunnen noemen. Hij is bij uitstek degene die kan lobbyen binnen de organisatie om de belanghebbenden te overtuigen van de meerwaarde van functioneel beheer. Hij praat vooral makkelijk met de business, zeker ook op tactisch en strategisch niveau. Deze functioneel beheerder heeft op persoonlijke titel vaak goede contacten met managers en bestuurders. Let wel op: één of twee functioneel beheerders van dit type is meer dan genoeg in een team. Want anders wordt er te veel gepraat en te weinig gedaan.
Conclusie
De rol van de functioneel beheerder is veelzijdig en essentieel voor het succes van elke organisatie. Door de unieke vaardigheden en verantwoordelijkheden van de ondersteuner, regisseur en verbeteraar te begrijpen, kunnen organisaties beter inspelen op hun behoeften en zorgen voor een naadloze integratie van IT en bedrijfsprocessen. Het kennen en erkennen van deze drie typen functioneel beheerders helpt bij het opzetten van effectieve teams en het realiseren van bedrijfsdoelstellingen.
Functioneel beheerder: een cruciale rol in de moderne organisatie Een functioneel beheerder speelt een onmisbare rol in het effectief beheren en optimaliseren van de informatievoorziening. Door de drie verschillende rollen – ondersteuner, regisseur en verbeteraar – te combineren, kunnen organisaties een robuust en efficiënt functioneel beheerteam opzetten dat bijdraagt aan de strategische doelen van de organisatie. Het is essentieel om de juiste functioneel beheerder te hebben in elke rol om de continuïteit, veiligheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening te waarborgen.