De robuuste functioneel beheerder is een beheerder is niet star en waait ook niet met alle winden mee.
Volgens de Vandale: Robuust is betekend de van Dale, stevig gebouwd.
Robuustheid is het vermogen van een team (of organisatie) om onder veranderende omstandigheden in de kern van haar eigenschappen hetzelfde te blijven. Zelfs wanneer er invloeden van buiten maar ook van binnen zijn die aansporen en je dwingen om te veranderen. Binnen een team valt robuustheid niet direct op. Het valt pas wanneer je er aandacht aan besteed. Het is immers een de manier waarop de teamleden met elkaar gewend zijn samen te werken.
Robuustheid is de balans tussen stabiliteit (star) en het vermogen je aan te passen (ad hoc).
Maar het kan ook doorslaan en flink in de weg als noodzakelijke veranderingen zó worden tegengehouden dat er inertie ontstaat. Zodra een team zo ad hoc is dat het veranderingen snel oppikt en de kwaliteit en de noodzakelijkheid niet worden getoetst. Dan is het team niet robuust genoeg. Het team moet precies tussen adhoc en star in zitten. Robuustheid is de basis gezond een gezond team. De basis van een gezond robuust team zijn robuuste functioneel beheerders.
Overigens is robuustheid wat anders dan Agile (wendbaar). Je moet als team robuust zijn voordat je Agile kan worden.
Robuustheid zorgt ervoor dat je beschermd bent tegen hetgeen wat je eerder gebouwd hebt niet zomaar stuk zal gaan. Maar zal er ook voor zorgen dat je ad-hoc (lees flexibel) genoeg bent om met veranderingen om te gaan. Robuustheid is wat anders dan star. Een star team is een wat niet doet en op niets reageert en een meegaand team waait met alle winden mee.
Waarom moet een functioneel beheerder robuust zijn?
Onze wereld verandert en verandert snel, verandering is de enige contante. Deze veraderingen gelden ook voor de organsiaties waar functioneel beheerders werkzaam zijn. Een acroniem wat vaak wordt gebruikt om deze verandering aan duiden is: VUCA. VUCA is het acroniem voor:
VOLATILE
Met volatile wordt bedoel dat problemen uit het niets kunnen komen en dat de wereld om ons heen onstabiel is. Alles verandert snel, is bewegelijk en vluchtig.
UNCERTAIN
Met uncertain wordt de onzekerheid van een situatie bedoelt. Wanneer de situatie onzeker is, hebben we weinig tot geen kennis om een voorspelling te kunnen geven van het effect.
COMPLEX
In een complexe situatie hebben we over veel kennis over de situatie. Maar we hebben dan zoveel kennis dat onderlinge verbanden moeilijk gelegd kunnen worden.
AMBIGUOUS
In een ambiguos situatie is er geen of weinig informatie bekend en kan je ook niet voorspellen wat de uitkomst is van de acties die je uitvoert om de situatie onder controle te krijgen.
Robuust handelen
Zoals eerder beschreven is leven wij in een complexe wereld. En toch is er een behoefte om alles beheersbaar te houden van processen en onze werkelijkheid. We proberen alles te plannen, te organiseren, te beheersen, coördineren etc. etc. Puur vanuit de gedachte dat onze toekomst planbaar is en die wij kunnen beheersen. De Covid pandemie heeft laten zien dat dit niet zo is.We blijven onszelf voor de gek houden wanneer we denken “als X gebeurt, zal ik Y doen”. De praktijk is weerbarstiger, zeker de dagelijkse praktijk van een functioneel beheerder. Het lukt niet altijd om een situatie vanaf een afstand te rationeel en objectief te bekijken. Zeker als de omstandigheid onvoorzien is. Daarom loop je altijd één stap achter bij onvoorziene omstandigheden. Dit vraagt dan om een robuuste functioneel beheerder.
7 Principes voor robuust handelen
Robuuste functioneel beheerder is een functioneel beheerder die “dingen kunnen laten gebeuren” of “dingen voor elkaar krijgen” werken volgende de “seven principles of robust action” ofwel robuust handelen:
1. HANDELEN ZONDER ZEKERHEID
Een functioneel beheerder die bekwaam is in “robust action” weet dat je onmogelijk in de meeste situaties kan handelen als je niet alle informatie hebt. Ze hebben een grote mate van tolerantie als het gaat om onzekerheid en ambiguïteit. Ook zij de bereid om te handelen zonder dat ze de gevolgen van hun handelen volledig te kennen. Veel van deze acties voert hij/zij uit om extra informatie te ontdekken om andere acties uit te voeren.
2. CONTSTANT FLEXIBILITEIT BEHOUDEN
Een robuuste functioneel beheerder moet voortdurend bezig zijn vrijheid te vergroten of te behouden. Een robuuste functioneel beheerder weet dat het risico’s met zich mee kan brengen wanneer hij/zij zich te vroeg een bepaalde weg inslaat of te snel ingrijpt. Is proactief en neemt gedragsstijlen aan waarvan ze inschatten dat ze deze helpen om hun doel te bereiken. Maar ze houden bij alle acties die ze doen ruimte om onverwachte gebeurtenissen of andere onvoorziene omstandigheden op te vangen. Het doel van een robuuste functioneel beheerder is om zo snel mogelijk vooruit te gaan, ook al is de weg ernaartoe niet altijd recht.
3. POLITIEKVAARDIG
Robuuste functioneel beheerder zijn zich bewust dat om zingen voor elkaar te krijgen ze moeten samenwerken met andere en dat hun handelen moet aansluiten op het handelen van anderen. Hier besteden ze veel aandacht aan. Is op de hoogte van de acties van anderen en handelen daarnaar. Wanneer een robuuste leider op de hoogte is van de acties van anderen dan kunnen ze op acteren. Politieke vaardigheden zijn essentieel voor functioneel beheerders om dingen voor elkaar krijgen.
4. SCHERP GEVOEL VOOR TIMING
Een robuuste functioneel beheerder heeft griezelig vermogen om situaties in te schatten weet wanneer hij/ zij in actie moet komen en wanneer niet. Goed getimide acties leiden kunnen leiden tot succes, maar wanneer de actie die verkeerd is getimed kan zorgen op een catastrofe.
5. SITUATIES VAN TE VOREN KUNNEN BEOORDELEN
Een robuuste functioneel beheerder is als geen ander in staat om een situatie te beoordelen en hem in het juiste perspectief te zien. Is een situatie te beoordelen als kans of is het een bedreiging. Een robuuste functioneel beheerder past zijn/ haar taalgebruik aan om de genomen acties toe te lichten of andere te mobiliseren om actie te ondernemen. Acties en communicatie die gebaseerd zijn op een verkeerde inschatting van een situatie zullen mislukken.
6. TAAL EFFECTIEF INZETTEN
Robuuste functioneel beheerder gebruiken taal effectief om andere aan te zetten tot actie. Ze zijn bekwaam in het vertellen van verhalen, gebruik van metaforen, beeldspraken etc. Ze passen hun “taal” voortdurend aan om deze fris en up to date te houden. Deze vaardigheid draagt bij om dingen voor elkaar te krijgen.
7. SLAAT TWEE VLIEGEN IN ÉÉN KLAP
Een robuuste functioneel beheerder is om staat om meerdere chineese bordjes in lucht te houden. Heeft overzicht en onderneemt actie waneer hij/zij dit niet heeft. De robuuste functioneel beheerder en zal altijd proberen om meerdere vliegen in één klap te slaan.