Acceptatiecriteria zijn vooraf afgesproken, meetbare en verifieerbare voorwaarden waaraan een product moet voldoen om goedgekeurd te worden.
De acceptatiecriteria zijn een meetinstrument. Een functioneel beheerder gebruikt dit om te bepalen of een nieuw of gewijzigd informatiesysteem voldoet aan de afgesproken eisen. Eisen die gelden voor functionaliteit, kwaliteit en beheersbaarheid.
Categorieën
Goed opgestelde acceptatiecriteria zorgen ervoor dat je niet in beheer krijgt wat je niet kunt beheren. Het zijn criteria (meestal documenten) die door de projectorganisatie worden opgeleverd en noodzakelijk zijn voor de functioneel-beheerorganisatie om de applicatie te kunnen beheren.
Acceptatiecriteria worden onderverdeeld in drie categorieën:
- Persoon – criteria die je nodig hebt hebt om (eind)gebruikers en beheerders in staat te stellen het informatiesysteem te gebruiken of te beheren
- Proces – criteria die iets zeggen over de door het informatiesysteem gefaciliteerde bedrijfsprocessen OF die nodig zijn voor beheer van de applicatie
- Product – criteria die iets zeggen over de werking en/of kwaliteit van de applicatie (o.a. systeemdocumentatie, kwaliteitsaudits, ontwerpen)
Wees SMART
Alle acceptatiecriteria die je als functioneel beheerder opstelt moeten atomair en SMART zijn. Atomair betekent dat een criteria ook niet meer dan één criteria bevat. SMART is een acroniem.
De letters in SMART staan voor:
- Specifiek – geef exact en expliciet aan wat er gewenst is
- Meetbaar – het moet mogelijk zijn om objectief vast te stellen of aan de criteria
- Acceptabel – de belanghebbenden moeten het met de criteria eens zijn
- Realistisch – het moet mogelijk zijn om aan de criteria te voldoen met de middelen die beschikbaar zijn
- Tijdsgebonden – het moet duidelijk zijn op welk moment in de tijd aan de criteria voldaan moet zijn
Waar moet je op letten?
De lijst met acceptatiecriteria zal nooit compleet zijn. Dat komt vooral doordat de acceptatiecriteria dynamisch en per situatie verschillend kunnen zijn. Elk project is verschillend in oorsprong/scope/doel. Het bespreken van de acceptatiecriteria begint in principe kort na de start van het proces en eindigt nagenoeg gelijk voor de decharge van het project. Werk de lijst met acceptatiecriteria altijd helemaal af voordat je de applicatie of het informatiesysteem in beheer neemt.