Ontstaan functioneel beheer is een belangrijk thema. Om te begrijpen wat functioneel beheer is en wat het vakgebied kan betekenen voor een organisatie, is het handig om te weten waarom er behoefte aan was. Wie dede functioneel beheerder van de toekomst wil begrijpen, moet het verleden kennen. In dit artikel word je daarom op een speelse manier meegenomen in het ontstaan van functioneel beheer en wat daarvoor de beweegredenen zijn geweest.
Alfons is 38 jaar, heeft een vrouw, drie kleine kinderen en leuke hobby’s. Alf ons heeft het helemaal voor elkaar, vindt hij zelf. Naast wandelen en vissen, is de personal computer één van zijn hobby’s. Hij zit er vaak achter om nieuwe programma’s te ontdekken en gebruiken. Zo is Alfons altijd op zoek naar verbeteringen. Dit raakt direct aan ontstaan functioneel beheer. Met name in het administratieprogramma dat hij gebruikt om de ledenadministratie, de visvangsten en de wedstrijden van de visclub bij te houden. ‘Pionieren’ noemt hij dat.
Wie de handschoen past… in ontstaan functioneel beheer
Alfons heeft het erg naar zijn zin op de personeelsafdeling van SuperGlove, een bedrijf dat handschoenen verkoopt in allerlei soorten en maten. Alles bij elkaar heeft Alfons ruim 500 collega’s die zich allemaal 100% inzetten om ervoor te zorgen dat het bedrijf succesvol is. Het gaat daarom ook erg goed met SuperGlove! Alfons heeft het maar druk met het invoeren van alle medewerkersgegevens.
Ruben Opstal
Zijn werkzaamheden bestaan vooral repeterende handelingen die hij uitvoert achter een computer. Dat vindt Alfons niet erg, want hij vindt werken met computers fascinerend. Alfons wil de taken waarvoor hij is aangenomen vooral vlot en goed doen. Maar als het even kan wel met zo min mogelijk overbodige handelingen. Zijn collega’s weten hem te vinden, vaak meerdere keren op een werkdag. Alfons is tenslotte degene die vrijwel alles weet als het gaat over het werken met de computer. Het lijkt hem ook heel gemakkelijk af te gaan.
Dat kan toch wel sneller en makkelijker?
Alfons realiseert zich dat hij handelingen aan het doen is die in zijn ogen een stuk sneller en makkelijker kunnen. Een rondje langs collega’s om te vragen of zij het met hem eens zijn levert alvast de nodige waardering op – vrijwel alle collega’s verwelkomen zijn voorstel. Sommige collega’s hadden zelf ook al over een verbetering nagedacht, maar hadden geen idee hoe zo’n verbetering in het computerprogramma doorgevoerd kan worden. Alfons weet het eigenlijk ook niet, maar als het aan hem ligt, komt er zo snel mogelijk een oplossing. “Ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan.” – Pippi Langkous
Leg dat maar eens goed uit in je beste ICT-taal
Alfons besluit het heft in eigen handen te nemen en legt telefonisch contact met de leverancier van het computerprogramma. Het vertelt waarvoor hij belt en krijgt vervolgens een programmeur aan de lijn. Alfons legt in zijn eigen bewoordingen uit wat er volgens hem sneller en gemakkelijker kan: “In dat ene scherm met dat blauwe en gele knopje naast die andere, klik ik op de oranje knop en kom ik in dat andere scherm.” Maar dat wil ik helemaal niet, omdat dat langer duurt, ik wil dan eigenlijk dat ie gelijk doorgaat.” Aan de andere kant van de lijn krabt de programmeur zich achter zijn oren, hij zucht een keer en zegt vervolgens: ”Oké, dus als ik het goed begrijp wil je: één één nul, één nul nul één en één nul nul één nul nul nul één één. En dan ook nog één één één nul één?” Alfons denkt na.
Hij heeft geen idee waar de programmeur het over heeft, maar hij vindt het interessant klinken en antwoord daarom met: “Uuuh ja, precies dat.” “Dus…” De programmeur zegt dat dat aangepast kan worden en dat hij ermee aan de slag gaat. Over een week of twee is de gevraagde verbetering klaar, maar die moet dan nog wel geïnstalleerd worden in het computerprogramma van de organisatie. Dat kan de programmeur komen doen, maar dan gaat het wel wat meer kosten. Alfons geeft aan dat hij dat wel regelt.
Oh ja, nog wel even betalen graag!
Voordat Alfons de telefoon ophangt, wordt hem nog wel even gevraagd waar de factuur naartoe gestuurd mag worden. Hij schrikt van het bedrag, maar het heeft niet zoveel zin voor hem om te vragen of dat bedrag wel redelijk is. De programmeur gaat hem dat zeker haarfijn functioneel beheer uitleggen en Alfons vreest dat hij die uitleg toch niet zal begrijpen. Onderhandelen over een lager bedrag is dus zinloos. Praten over enen en nullen is nou eenmaal niet Alfons sterkste kant. Daarom gaat Alfons zonder slag of stoot akkoord met het bedrag. De factuur mag naar zijn afdelingsmanager gestuurd worden. Hij gaat ervan uit dat het geen probleem zal zijn. Zijn afdelingsmanager heeft het tenslotte zelf ook vaak over sneller en makkelijker werken. En deze verbetering gaat zijn collega’s veel tijd en moeite besparen, toch? Nou dan!
Wat heb ik nou aan mijn fiets hangen?
Na twee weken levert de programmeur de door Alfons zorgvuldig uitgelegde verbetering op. En dan komt Alfons erachter dat het niet helemaal is zoals hij in zijn hoofd had… De programmeur heeft echt precies gedaan wat hij gevraagd heeft, maar dan ook echt letterlijk. “Dit is helemaal niet logisch!” vindt Alfons. Die programmeur zou toch moeten begrijpen dat de verbetering op deze manier helemaal niet werkbaar is! Alfons belt opnieuw de leverancier en vraagt of hij de programmeur mag spreken. Eerst bedankt Alfons de programmeur netjes voor het werk dat hij heeft verricht om de verbetering door te voeren in het computerprogramma. Tevergeefs probeert hij vervolgens de programmeur duidelijk te maken dat het niet helemaal is geworden zoals hij bedoeld had. Maar voor de programmeur is het heel simpel: dit wilde Alfons, zo is het hem uitgelegd en daar heeft hij akkoord voor gekregen. Er is bovendien al betaald. Nee, als dit niet is wat Alfons wil, moet er toch echt een nieuwe opdracht komen. Dit is een gelopen wedstrijd.
Dan maar de taal leren spreken
Dit gaat Alfons niet nog een keer gebeuren! Hij leest zich in om de programmeur voortaan te kunnen begrijpen en zich aan hem verstaanbaar te kunnen maken. Het is zonde om zoveel te betalen voor een verbetering die geen verbetering is, alleen door de spraakverwarring. Nee, dan loont het om eerst de programmeertaal te leren begrijpen. Zo vindt Alfons. Dan kan hij veel duidelijker uitleggen welke verbeteringen hij voor ogen heeft. Het is alleen nog niet zo gemakkelijk om die ééntjes en nulletjes onder de knie te krijgen. Die taal leren kost hem veel meer van zijn werktijd dan hij had gedacht. Gelukkig is Alfons een doorzetter en bijt hij zich in de materie vast. Hij weet zeker dat hij hierna zelfverzekerd en vastberaden het gesprek kan aangaan met die programmeur. Het werk waarvoor hij eigenlijk is aangenomen stapelt zich op, maar dat werkt hij later wel weg. Goede communicatie met de programmeur is essentieel en dat gaat nu even voor. Geen probleem, toch?
Vragen, vragen…
Na enkele vergeefse pogingen realiseert Alfons zich dat het verstandig zou zijn om de verbetering eerst even uit te proberen. Het is nu al een paar keer gebeurd dat de programmeur denkt de verbetering goed opgeleverd te hebben, maar het toch niet werkt zoals het zou moeten. En de collega’s van Alfons spreken hem erop aan, want hij is tenslotte degene die alles geregeld heeft. Dat uitproberen moet dus wel gebeuren vóórdat alle andere collega’s het verbeterde computerprogramma gaan gebruiken. Als hij het kan testen op het moment dat de verbetering alleen in concept is doorgevoerd, kan Alfons op dat moment aangeven of hij akkoord is of niet. Dat scheelt veel geld en gedoe.
“Dat scheelt veel tijd en gedoe.”
Maar hoe geeft hij eigenlijk aan of de verbetering naar zijn zin is of niet? En als het nog niet is wat hij wil, hoe geeft hij dan aan wat er nog aangepast moet worden? Het lijkt Alfons wel handig om een soort universele aanpak te vinden voor het testen. Het telkens zomaar wat proberen, wat Alfons nu doet, kost eigenlijk ook te veel van zijn tijd…
Zonder uitleg, wordt er niet gewerkt
Het heeft even geduurd, maar eindelijk heeft Alfons ervoor gezorgd dat er een goede verbetering is doorgevoerd. Dat zal het werk een stuk makkelijker maken! Er is alleen nog een probleem: zijn collega’s hebben geen idee wat er precies is verbeterd, laat staan hoe ze ermee moeten werken. Tja, Alfons heeft het initiatief voor de verbetering heeft genomen en is dus de aangewezen persoon om uitleg te geven, vinden zijn collega’s. Alfons moet trouwens wel, want zolang er niks is uitgelegd, wordt er niet gewerkt… Dus Alfons gaat aan de slag, bedenkt een manier om zijn collega’s wegwijs te maken en doet het gewoon. Het is misschien niet de allerbeste manier – zijn didactische vaardigheden en competenties mogen nog wel wat bijgeschaafd worden – maar het lukt.
Alle collega’s kunnen uiteindelijk met het verbeterde computerprogramma werken. Alfons realiseert zich wel dat hij de uitleg voor elke nieuwe collega moet herhalen. Ook stellen zijn huidige collega’s nog regelmatig vragen over de nieuwe werkwijze, zeker in het begin. Heel logisch, maar het kost hem veel extra tijd, dus handig voor zijn eigen werkplanning is het niet. Alfons vraagt zich af hoe hij dat slimmer kan aanpakken. Als hij de uitleg zou opschrijven en uitdelen, neemt het aantal vragen zeker af. Zo kan hij eerst naar die documentatie verwijzen als er vragen komen. Een rondje langs de collega’s leert dat zij die geschreven uitleg op prijs zouden stellen. Dan kunnen ze zelf het antwoord opzoeken – want wachten tot Alfons tijd heeft om mee te kijken duurt vaak te lang.
Dus Alfons gaat aan de slag. Maar hoe maak je eigenlijk een goede handleiding? Alfons leest zich ook in deze materie in en begint met schrijven. Maar hij ontdekt als snel dat zo’n handleiding schrijven een tijdrovende klus is. Aan zijn eigen werk komt hij nauwelijks toe. Maar ach, die stapel werkt hij later wel weg. Zo’n handleiding is belangrijk en gaat nu even voor. Geen probleem, toch?
Maar die stapel werkt Alfons niet meer weg…
Dan is het voor de afdelingsmanager genoeg geweest. Hij vraagt of Alfons even tijd heeft voor een gesprek. Die stapel werk is intussen behoorlijk gegroeid en hoe Alfons ook z’n best doet, die stapel krijgt hij nooit meer op tijd weggewerkt. De afdelingsmanager is Alfons dankbaar voor de verbeteringen die op zijn initiatief zijn doorgevoerd in het computerprogramma. Daardoor is de hele personeelsafdeling beter en sneller gaan werken. De productie is met sprongen omhoog gegaan. Maar het zijn niet de werkzaamheden waarvoor Alfons is aangenomen en dat is een probleem voor de afdelingsmanager. Want op papier telt Alfons mee voor de verwerking van medewerkersgegevens, maar in werkelijkheid doet hij hele andere dingen. En dat kan de afdelingsmanager niet langer verantwoorden. Alfons’ baan is in gevaar!
Geen zorgen, er is een oplossing
De afdelingsmanager van Alfons heeft een oplossing bedacht die voor beide rollen zou kunnen werken. Hij heeft er natuurlijk belang bij dat de eigenlijke werkzaamheden van Alfons gedaan blijven worden. Maar verbeteringen aan het computerprogramma zijn ook belangrijk. Alfons krijgt het voorstel om in deeltijd ‘functioneel applicatiebeheerder’ te worden. Op die manier krijgt Alfons ook formeel de verantwoordelijkheid voor verbeteringen van het computerprogramma. En hij kan zijn collega’s blijven helpen met het gebruik ervan. In de rest van de tijd kan Alfons een deel van zijn oorspronkelijke werkzaamheden blijven doen. Waar die de functienaam vandaan komt? Nou, wat de ‘applicatiebeheerder’ van Super Glove doet, lijkt op wat Alfons is gaan doen. Alleen is Alfons meer bezig met de functionaliteit en zit hij nauwelijks met de vingers aan de knoppen in het computerprogramma. Dus: ‘functioneel applicatiebeheerder’ leek de afdelingsmanager voor nu een goede benaming. In de toekomst moeten ze nog maar eens goed bekijken of die functietitel nog klopt. Misschien past het kortere ‘functioneel beheerder’ wel beter…
“In de toekomst moeten ze nog maar eens goed bekijken of die functietitel nog klopt.”
Eind goed…
Alfons vindt het helemaal prima om zijn werktijd te verdelen over twee functies, hij is blij met deze oplossing! Op deze manier hoeft hij zich ook geen zorgen meer te maken over die hoge stapel werk, want hij krijgt een kleinere stapel te verwerken. Bovendien kan hij bezig blijven met het verbeteren van het computerprogramma! Voor iedereen een goede compromis! En voor Alfons het beste van twee werelden. Of de verdeling tussen de twee functies zo kan blijven is voor Alfons nog wel even de vraag. Hij heeft gemerkt dat er best veel tijd gaat zitten in het verbeteren van het computerprogramma – en alles wat daarbij komt kijken. Hij heeft nog wel enkele ideeën om het meer gestructureerd aan te pakken! Maar, dát is van latere zorg…
Wil je je verder ontwikkelen in functioneel beheer? Bekijk Vakopleiding Functioneel Beheer op vfb.nl.